Empresas aprendem na crise
Venda em WhatsApp, atendimento no Facebook, programas de gestão: pandemia força inovação e melhora negócios.

Pequenas e médias empresas (PMEs) que não tinham processos digitalizados precisaram se virar para sobreviver à pandemia, implantando ferramentas para gerenciar o fluxo de caixa, economizar tempo e dinheiro, identificar gargalos e não perder vendas.

Elas tiveram de inovar seus procedimentos, vendendo e atendendo mais rapidamente nas redes sociais, substituindo marcação de ponto em papel pelo digital e instalando programas de gestão. Eliminar papel e automatizar planilhas e documentos pode cortar os custos das empresas em até 40%.

O digital é, antes de tudo, um novo campo de jogo e uma nova forma de jogar. Quem não é capaz de servir desta forma vai sendo gradativamente excluído do jogo. Por isto, se uma PME quer prosperar de forma perene, ela tem que aprender a jogar este jogo. E isto começa por transformar internamente seus processos de trabalho, sua forma de pensar, sua forma de ganhar dinheiro.

Daniel Castello, mentor da Endeavor

Segundo Castello, “por pura necessidade de sobrevivência”, as empresas de todos tamanhos, inclusive as PMEs, tiveram que encontrar formas digitais de operar. “Isto fez o processo de transformação digital avançar em semanas o que não avançou em anos, em alguns setores.”

Conheça 5 empreendedores que na pandemia implantaram ou aperfeiçoaram ferramentas digitais em seus negócios.

Redução de 90% em erros e fraudes no ponto

Quando a pandemia chegou, não pegou totalmente desprevenido o empreendedor Vagner Simões, 46, dono de seis unidades da Casa de Bolos, em São Paulo.

“Por orientação da franqueadora, sempre investi uma parte do faturamento em aplicações de curto prazo, que permitem resgate rápido. Esse foi o meu maior acerto em termos do gerenciamento do fluxo de caixa”, declara.

Folha de ponto manual e controle no Excel
Com um quadro composto por 40 funcionários, porém, o empresário ainda usava um relógio de ponto cartográfico, que registra horário de entrada e saída dos funcionários em um cartão de cartolina, com controle feito em uma planilha de Excel.

Simões decidiu implantar um sistema de automatização de fechamento da folha de ponto. O software de gerenciamento é 100% online, salvo na nuvem. “Agora, temos o relógio de ponto por biometria, no qual o funcionário precisa colocar sua digital, e os dados são armazenados automaticamente.”

Menos fraudes e erros, com redução de custos
O empreendedor viu a margem de erros e fraudes despencar em 90%. “Em relação às fraudes, com o ponto por biometria, conseguimos evitar que um funcionário registre a entrada ou saída, a pedido de um colega, por exemplo”, diz.

Agora, o RH pode consultar os funcionários que chegaram atrasados, faltaram ou saíram antes do horário para eventual desconto no pagamento. O funcionário tem acesso ao sistema por um aplicativo no celular, em que pode acompanhar as horas trabalhadas e anexar atestados médicos ou declarações de horas ausentes, por exemplo.

“Também reduzimos as despesas com papelaria. Os holerites podem ser consultados numa plataforma digital”, afirmou Simões. A redução dos custos administrativos foi de 40%.

Vale ratificar que o ganho não está apenas no tempo, mas principalmente na disponibilidade das informações, que permite maior agilidade na tomada de decisão no dia a dia, e segurança da marcação [do ponto].

Vagner Simões, franqueado da Casa de Bolos.

Rede de estética quadruplica número de clientes

Como aumentar as vendas de uma clínica de tratamentos estéticos em plena pandemia? Esse dilema foi vivido pelo casal Caio Rodrigues, 30, e Natália Ribeiro, 31, dono da rede Mais Top Estética, com 69 unidades e sede em Cruzeiro (SP).

A solução? Contrataram um software ERP de gestão para acompanhar, em tempo real, os indicadores comerciais de toda a rede e saber onde estavam os gargalos.

Antes, segundo Rodrigues, a maioria dos clientes que clicava nos anúncios no Facebook não finalizava a compra. Agora, assim que faz o cadastro, o cliente recebe uma ligação e um link para agendar seu horário em uma das unidades.

Segundo Rodrigues, o número de novos clientes mais que quadruplicou, passando de 120 por mês para 500, em média, e o software de gestão reduziu em 80% os erros de preenchimento de informação no sistema.

Com o software, conseguimos identificar essa falha e pudemos desenvolver mais estratégias para captação de clientes. Assim que ele faz o cadastro, cai direto no nosso sistema. Na outra ponta, o nosso franqueado foi mais bem treinado para atender esse cliente em potencial, ligando para ele, a fim de reverter o seu interesse em vendas de nossos serviços.

Caio Rodrigues, CEO da Mais Top Estética.

Empresa substitui registro de ponto em papel por digital

A Cuidare, rede de cuidadores de pessoas, com sede em Natal (RN), diz que sempre cuidou bem de seu planejamento e controlava o fluxo de caixa, mas não estava preparada para uma situação tão adversa como a atual.

“Essa expertise não contemplava o enfrentamento de uma pandemia ou um período de drástico encolhimento econômico e redução de crédito como ocorreu. Isso fez com que a empresa precisasse rever sua estratégia de negócio para se adequar ao novo momento e transmitir esse entendimento para seus franqueados suportarem melhor o período de dificuldade”, afirmou Vladimir Barros, diretor administrativo da rede.

Sistema novo para ajudar franqueados na gestão
A rede, que tem 74 unidades e 300 funcionários, implantou durante a pandemia um software de gestão para ajudar os franqueados a gerenciarem melhor suas unidades. Uma das principais mudanças foi a troca do sistema de ponto dos funcionários.

“Antes, todos os registros de ponto eram feitos em papel impresso, anotados a lápis ou caneta. Esse processo anterior, além de moroso e do qual se exigia o envio do material original para a matriz, também era frágil em relação à segurança de suas informações, pois era passível de rasura, de alterações de horários ou mesmo do extravio do papel impresso”, afirmou Barros.

Esse modelo foi substituído pela batida de ponto online, via celular do funcionário. O sistema conta com geolocalização, que garante que o profissional está no local onde deve realizar sua atividade.

A própria ferramenta elabora o relatório de ponto de cada colaborador, com horários exatos, número de dias trabalhados, horas extras, faltas, atestados, salário base e rendimentos extras. Antes, todos esses pontos eram calculados a mão, conferindo-se planilhas diversas, muitas das quais com anotações em papel impresso. Assim, trabalhos que antes consumiam dois ou três dias de um profissional, agora estão prontos quase instantaneamente.

Vladimir Barros, diretor administrativo da Cuidare

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